「棚卸とは？」 第４回 棚卸実施当日にやるべきこと

株式会社エイジスはお陰様で棚卸アウトソーシング国内シェアNo.1企業として多くのお客様にご利用いただいております。そんな弊社が、改めて「棚卸とは何か？」「なぜやらなくてはならないのか？」「コツはあるのか、失敗しないためのポイントは？」といった棚卸にまつわる様々なことを、コラムとして数回に分けて連載したいと思います。棚卸にお悩みの企業様、なぜ必要なのかを知りたいといった方のお役に立てれば幸いです。
第４回では、棚卸当日にやるべきことについて解説していきます。

１．朝礼の重要性

棚卸は全員が揃って一斉に開始するのが理想的ですが、パートタイマーやアルバイト、本部からの応援などがあるため開始時に全員が揃うのは難しいこともあります。その場合、いくつかのグループに分けて開始しましょう。ただし、一人が途中からチームのメンバーに加わることは避けてください。チームで作業を進めるには開始時に必ず、朝礼、簡単なミーティングを行い、意思疎通を図る必要があるからです事前に教育を受けていたとしても、棚卸作業を行うのは人間です。棚卸作業を行う全ての人が１００パーセント決められたルール通りに実行できるとは限りません。むしろ完璧にできないことを前提とした対策が必要です。作業前に全体朝礼（少し古いことばですが）を行うこともその対策の一つです。

効果的な朝礼は、ミスや作業の停滞を防止することができます。しかし、内容が盛りだくさんで「あれもこれも」と詰め込むと、時間がかかりすぎるだけではなく、作業者は何が重要なのか、優先順位が高いのかを理解できず、逆に混乱を生む可能性があります。また、精神論で気合を入れるという前時代的な朝礼は全く意味がありません。

全員がメモをとることも大切です。これは日頃からの習慣づけが必要です。朝礼で伝達される内容は厳選されたものではなくてはなりませんが、それでも人間の記憶力は不確かなものです。メモをとらせることで、伝達事項はより確実に作業者に伝わり理解されます。

既に事前教育が行われているため、朝礼内容は厳選しましょう。自分は誰の指示に従えばよいのかといった指示命令系統、休憩の取り方や終了予定時刻の伝達は最低限必要です。

商品や売場ごとのカウントをする上での注意事項は、その売場を担当するチームでの朝礼や個別指示で伝達します。作業者にとって担当外の売場についての注意事項を聞かされても意味がありません。情報過多になると、作業者は自分に必要な情報をそこから選択しなくてはならず、自分が必要とする情報がそこから漏れてしまうことがあるからです。また、注意事項を最後に元気よく大きな声を出して唱和するのもよいでしょう。

多人数で広い売場や多層階の売場の棚卸を行う場合は、売場単位でチームごとに朝礼を、エリア（売場）を担当する責任者、チームリーダーが行います。既に全体朝礼を行っていますので、できるだけ実際の作業に即した内容で簡潔に説明します。ただし、売場の一部の特殊な商品については、その作業を行う者だけが知っていればよいため、朝礼では説明せずにその後の作業指示の際に個別に説明します。

人数が少ないため、お互いの顔がよく見えます。そのため、チームリーダーはメンバーの作業の様子や表情から、作業の方法を理解しているかどうかも把握できます。ここで強調すべきことは、リーダーの指示に従うことと、報告を徹底することです。

２．チームリーダーによる作業割当と完了報告の励行

実地棚卸責任者（チームであればチームリーダー）が計画に沿ってカウント担当者に作業場所を指示します。作業者が勝手に判断して作業を進めてしまうとカウントの漏れもしくは重複が起きる危険性があるため、実地棚卸責任者の作業指示は絶対的なものとして遵守しなくてはなりません。一方、実施責任者は棚卸マップを使用して明確に個別に担当する場所を示した作業指示を出さなくてはなりせん。

作業割当をする際にあまり細かくすると、頻繁に作業指示と報告が繰り返され、移動や指示報告の時間がよけいにかかってしまいます。その点を配慮して作業割当をしましょう。

作業者は指示された場所をカウント終了後、速やかに実地棚卸責任者に完了報告を行い、次の作業指示を受けます。決して自分で判断して他の作業者を手伝うようなことをしてはいけません。困っている人を助けること自体決して悪いことではありませんが、作業者が勝手に判断して作業を行うことは絶対に認めてはいけないことです。

そのようなことがないように実施責任者は作業状況を自分の眼で確かめるべく売場を巡回しなくてはなりません。広い売場や多層階の売場の場合は、一人で見ることは実際できないため、複数のチームを編成してそれぞれにリーダーを置く必要があります。

３．カウント完了報告を受けたら

カウント完了報告を受けたら、棚卸をする中で疑問点などはなかったかと一言質問しましょう。中には不明な点を自分の判断で作業を進めてしまった作業者もいるかもしれません。次に、新たにカウント場所を指示します。ロケーション番号がわかっていても棚卸責任者はできるだけその場所に行き、カウント作業者との確認をしましょう。売場を熟知しているベテラン従業員なら現場に行かなくともわかるだろうと考えてはいけません。できる「はずだ」わかっている「だろう」は大変危険です。念には念を入れて双方で確認しましょう。現場に行けば、例えば通路にダンボール箱が置いてあるなどルールでは解決できない問題がでてくるかもしれません。そのため現場で確認することは大変重要です。

新たなカウント場所の指示と同時に重要なのは、カウントが終った場所を明確にしておくことです。カウントが終った場所を実際に見て、もれなく完了しているかを確認します。

４．チームリーダーにとって重要なメンバーの支援

棚卸を開始したばかりのころは不慣れな従業員が多いため、指導された方法とは異なった（誤った）方法で作業を進めてしまうことがあります。もちろん事前教育で「不明点や疑問がある場合は速やかに作業を中止して確認」するように説明していたとしても、質問に答えてくれる責任者が近くにいなければ、わからないまま作業を続けてしまうことも多いでしょう。そのような問題をできるだけ早い段階で解消するのも実施責任者の重要な役割です。棚卸を開始した早い段階での点検と指導は重要です。その後の作業がスムーズに進むかどうかは、早期に問題点を発見し、迅速に対応をすることで決まると言えます。

実地棚卸責任者は単に棚卸を終わらせればよいだけでは決してありません。作業者が正しく手順を守り、正しい棚卸結果を出せるように、ひとりずつ丁寧に作業を見守り観察します。カウント作業の進捗状況を見るだけではなく作業者の様子や体調などにも目を配り、作業者の立場に立って支援する姿勢が大切です。また、そうしなくてはならない重要な責任を担っています。

５．進行管理と作業チェック

棚卸の成否は事前準備に大きく依存しますが、それと同様に重要なのが開始してからの作業チェックです。すべての作業者が決められた手順やルールで棚卸作業を行っているかどうか、責任者は開始から一時間ごとには棚卸作業状況を現場で確認すべきです。多数の人間が日ごろ行っていない不慣れな作業を行っているため、全員が漏れなく正しく手順通りに実施できていることは大変まれです。ひとりひとりの作業状況を目で見て確認し、わからない点などないか聞き取りを行います。カウント作業者は自分から責任者に尋ねることはよほどのことがない限りしません。責任者みずからが声をかけて尋ねる必要があります。

カウント作業中に発生する不明点は即時にその場で解決しなくてはなりません。そのため巡回以外の時間に自らカウント作業をする場合にも他のメンバーの近くにいて、すぐに対応できるようにします。不明な点を聞くためにカウント担当者に「うろうろ」と責任者を探すようなことをさせてはいけません。

特に作業を開始してから最初の休憩をとるまでの時間帯はカウント作業のチェックに重点を置きましょう。実地棚卸責任者の業務としてもう一つの重要なことは、作業の進捗状況の把握です。多人数での棚卸の場合は複数のチームを設けて、それぞれのエリアを担当するチームリーダーが自らカウント作業を行いながら自分のチームメンバーの監督をします。

作業途中での精度確認には主にサンプリングチェックを用います。これは、最終的なデータの精度を確保するためではなく、各カウント作業者が正しく作業ができているか、その結果として正しくカウントをしているかを確認するためのものです。カウントミスの多い担当者を早期に見つけ出し、手順の確認、再度指導する必要があります。

データのチェック、精度チェックの結果からミスがあったカウント担当者は、同様のミスが他の箇所でも発生していないか確認する必要があります。ミスが精度チェックした箇所だけなのか、他の場所でも発生しているのかを確認することが必要です。ランダムチェックの場合、追加のロケーションで精度チェックを行うことが必要となります。もちろん棚卸責任者が判断して行うこともできますが、事前にミスの程度やミス箇所の数などの基準を設け、それに該当する場合は、再度チェックするなどのルールを定め、記録を残すといったことも必要です。

計画どおりに作業が進行することはなかなかありません。売場の状況や理論在庫の情報からある程度事前に作業量を見積もることはできますが、作業者の能力や、売場の状況などで計画から解離してしまうことは珍しいことではありません。

実地棚卸責任者は棚卸作業の進行状況を一時間ごとに売場を回って確認すると同時にエリアごとのチームリーダーとも確認しあいましょう。また、計画の変更は早めにする必要があります。売場ごとの当初の割り当て人数を変えずに、終わったエリアから遅れているエリアにカウント作業者を送るのは、よい方法ではありません。むしろ早く終わりそうなエリアから早めに遅れ気味のエリアに一部の担当者を移動させる方がよいのです。

６．カウント以外の作業

棚卸カウント作業中には商品にコードが付いていないものやマスターデータにないものが見つかることがあります。特に衣料品などの商品情報は商品そのものではなく、取り付けられたタグにあるため、タグのとれた商品はカウントすることができません。また、化粧箱から出されて陳列されている商品にもバーコードが付いていないことがあります。そのたびに作業を中断して調べていては時間がかかるだけではなく、作業の切り替えがミスを誘発するリスクもあります。したがって、不明品を発見した場合は、売場から一旦撤去して別の場所に集めるといったルールにして周知すべきです。また大型商品で移動が困難な場合は、何らかの印をつけて、誰にどのような形で報告するかも定めておきましょう。

不明品は実地棚卸責任者もしくはそのエリアを担当するチームリーダーがまとめて調査し、別にロケーションを設定して集計します。陳列されていた元のロケーションで入力しているとミスの原因となるだけではなく、別のロケーションで集計することで事前準備の問題点など管理上の改善点を見つけることに繋がります。

棚卸ごとの不明品の数は重要なデータで、売場の管理レベルの指標にもなります。本来、商品に顧客が必要とする価格などの情報が欠落してはいけません。したがって、こうした問題をうやむやにせず、売場の改善につなげるべきです。

棚卸作業中に汚れた商品や破損した商品が見つかることがあります。当然そのまま売場に置いておくわけにはいきません。発見次第、特定の場所に集約するよう、事前に全作業者に周知徹底させる必要があります。

集めた商品は取り決めに従い、廃棄もしくは返品などの処理をする必要がありますが、不良品には廃棄処理以外に取引先との取り決めで返品するもの、値下げ処理するもの、加工して販売する場合もあります。

本来廃棄や値下げ作業は棚卸前に行うべきです。しかし、それでも棚卸の中で発見されることがあります。

これも不明品と同様に棚卸時に何がどれだけ不良品として発見されたかについても記録をしておきましょう。これも日常の商品管理レベルを測る物差しになります。

７．終了チェック

最終的なチェック作業のひとつに、棚卸に漏れや重複がないかを確認する作業があります。つまり棚卸マップ上にあるすべてのロケーションの棚卸データもしくは棚卸票が存在し、同じロケーションが重複していないということを確認します。これは棚卸票でも棚卸データでも同様です。このようなチェックをミスなく効率よく行うためにはできるだけ連続番号でロケーション番号の附番をするなどの工夫が有効です。

　ここで発見されたロケーションの欠落や重複はかならず現場にいって確認する必要があります。安易に帳票だけをもとに修正処理をすることでミスをより大きなものにしてしまうことがあるからです。

それではこのようなミスの原因は何でしょうか。主なものを以下に述べます。

①単純なロケーションの欠落：チームのリーダーによる作業者への作業指示が漏れていた、もしくはカウント作業者が失念した場合に起きます。棚卸票を使用した場合は、該当するロケーションの棚卸票が使用されていないことからも判明します。

②単純なロケーションの重複：チームリーダーが誤って同じロケーションを複数の作業者にカウント指示をしていた場合、もしくは作業者が指示されていないロケーションを誤ってカウントした場合に起こります。

③ロケーションの入力(記入)による重複と欠落：誤ったロケーション番号を入力（記入）しまった場合、それに加えて、次のロケーション番号の入力を忘れて、次のロケーションも同じロケーション番号でカウントしまった場合があります。ハンディターミナルの操作になれていないとこのようなミスが発生しがちです。

④棚卸マップの誤りによる重複と欠落：作成した棚卸マップに同じロケーション番号が複数使用されている場合や、欠番がある場合があります。もちろん欠番だとしても棚卸マップにないのであれば問題はありません。事前の棚卸マップの点検は重要です。

８．集計作業と差異調査

現在は、コンピュータを用いたシステムによってその場で集計が即時に行われることがほとんどです。一方、棚卸票などの帳票を使用した場合には数日かかることもあります。集計が遅くなればなるほど不明ロスの調査が十分に行えません。できるだけ早くその場で集計できるシステムを使用すべきです。また、期中の仕入の確定が遅れると棚卸結果が出ても不明ロス調査ができません。そのようなことがないように計画的に処理できるようにしましょう。

棚卸終了後に即時に集計ができれば、あるべき在庫、すなわち理論在庫との差を調査することができます。集計作業ができないと差異調査ができませんが、売場をいくつかのエリアに分けて部分的に集計できればその部分の差異を確定することが可能です。しかし注意しなくてはならないのは、必ずしも一つの商品が一か所にあるとは限らないことです。一部分の差異リストでは正しい実在庫を反映していないかもしれません。その心配がないように、明確にエリアが分かれている場合にのみ部分的な差異リストを出力できます。差異リストを出力し、差異の大きなもの、場合によっては差異のあったものをすべて調査します。

理論在庫は棚卸を開始する前までの商品の入荷と売上情報がないと求めることができません。それが正しくなければ、差異は多く発生します。自動発注のための基礎データとして、またＥコマースを運営する上での必要性から理論在庫の修正が必要であるとの判断があれば、すべての差異のあるＳＫＵ、もしくは対象カテゴリーはすべて再調査をすることが望ましいでしょう

非常に多種多様な商品を扱っているため、限られた人と時間では、すべてを調査することは難しいかもしれません。その場合は一定の金額や数量の基準を設けて、その基準を超えたものについて再調査を行うことになります。　

差異は二種類です。実在庫が理論在庫より少ない場合と実在庫が理論在庫より多い場合です。前者は、あるはずの商品がなくなっているわけで、後者は、その逆なので「逆ロス」と呼ばれています。

９．売場復元作業

棚卸の終了後、まず行わなくてはならないのが翌日の営業にむけての売場復元作業です。棚卸のために乱れた売場の商品整理、フェイスアップ、棚卸のために貼付したさまざまな表示物の撤去も必要です。また、棚卸の対象とならないサンプルなど一旦売場から撤去しているものがあれば、それらも元の売場に戻す必要があります。

　しかし、注意しなくてはならないのが「棚卸完了までは売場復元作業は絶対禁止」です。この完了とは、自分が担当している部門やカテゴリーは勿論すべての売場が完了するまでは絶対に商品を動かしてはならないということです。精度チェックが終り、ロケーションの重複や漏れの確認などの最終チェック作業が終り、実地棚卸責任者が棚卸の終了を宣言しない限り例外なく売場復元作業を含む商品の移動は一切行ってはいけません。

　復元に時間がかかるような売場についても、勝手な判断で復元作業を行うのではなく、あくまでも実地棚卸責任者が認めた売場以外は、復元作業はできません。

１０．総括反省会

棚卸が終った後にできるだけ早いうちに関係者で集まり、反省会を実施しましょう。棚卸責任者、エリアごとのチームリーダーに加えて、店長や部門責任者も出席して行うのが望ましいです。というのも、事前準備などは部門責任者がその責任を負っているためです。

作業上の問題点、事前準備の問題点、作業計画と実績の差など次回に向けて改善すべき点が多くあるはずです。これらを記録として残し、次の棚卸に生かしましょう。そのまま反省会もせずにいると次回も同様の失敗を重ねる可能性があります。不徹底を放置していては進歩がありません。棚卸の結果はもちろん重要ですが、その結果は棚卸のプロセスそのものから得られるものです。一つでもプロセスを改善できれば次回以降の棚卸でよりよい成果が得られるでしょう。

｜棚卸でお困りの方へ

実際に自社で棚卸を行っているけれど、思うように作業が進まずにお困りの方も多いのではないでしょうか？
棚卸でお困りの方へ、少しでも棚卸を楽にするヒントをご紹介します。

（１）棚卸表の無料テンプレート（Excel）を使用する
棚卸表とは棚卸の際に数量や金額等を記入する表のことを指し、決算の確定申告に必要な書類です。棚卸表に正式なフォーマットはありませんが、主に以下の項目を記載する必要があります。
①実施日②商品番号③商品名④数量⑤在庫単価⑥在庫金額⑦在庫状態（破損等）
専用のシステムを導入していない場合、Excelを利用するのが手軽です。
ここで、定番のテンプレートをご紹介します。
ダウンロード後は自社棚卸に必要な項目を追加することも可能ですので、ご自由にご利用ください！

（２）棚卸アプリで自社棚卸を効率化する
棚卸のパイオニアであるエイジスが棚卸アプリ「Easy棚卸」をリリースしました！
お手持ちのiPhoneカメラでバーコードをスキャン、WEBからカウントデータを承認するだけで棚卸が完了します。
新機能も続々追加予定ですので、是非導入をご検討ください。

(3)まるまるプロにお任せする
棚卸のプロ集団であるエイジスが、カウントからデータ納品まで代行いたします！
棚卸業界国内シェアナンバーワンだからこその豊富な実績と技術でお客様の棚卸をサポートします。